Auch wenn Unternehmer ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, müssen sie ihre Einnahmen einzeln aufzeichnen, so dass das Finanzamt diese auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen kann. Es genügt hierfür, die Belege zu sammeln bzw. geordnet abzulegen (keine Verpflichtung zur Kassenbuchführung). Auch bei den Ausgaben ist eine Einzelaufzeichnung erforderlich. Deren Höhe muss durch Belege nachgewiesen werden. Ein neuer Beschluss des Bundesfinanzhofs (BFH) zeigt, dass Betriebsausgaben pauschal im Wege der Schätzung durch einen Unsicherheitsabschlag gekürzt werden können, wenn der Unternehmer im Rahmen seiner Einnahmenüberschussrechnung keine entsprechenden Belege vorlegen kann.

Auch wenn eine förmliche Aufzeichnung der Betriebseinnahmen und -ausgaben bei Einnahmenüberschussrechnern nicht erforderlich ist, folgt daraus nach Auffassung des BFH nicht, dass das Finanzamt die erklärten Gewinne oder Verluste stets ungeprüft hinnehmen muss. Auch der Einnahmenüberschussrechner trägt die Gefahr, dass das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln kann und somit zur Schätzung befugt ist. Es ist daher durch die höchstrichterliche Rechtsprechung anerkannt, dass Betriebsausgaben nur insoweit berücksichtigt werden können, als der Unternehmer sie auf Verlangen durch Vorlage von Belegen nachweisen kann. Die Aufbewahrung der Belege ist im Regelfall die notwendige Voraussetzung für die Schlussfolgerung, dass die geltend gemachten Betriebsausgaben durch den Betrieb veranlasst waren. Im zugrunde liegenden Fall waren die Betriebsausgaben pauschal um 15 Prozent gekürzt worden.