Ab Januar 2023 wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Sozialversicherung verpflichtend. Bereits seit dem 1. Januar 2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen in elektronischer Form gespeichert und aufbewahrt werden. Vor dem 1. Januar 2022 erstellte Unterlagen müssen aber nicht digitalisiert werden, sondern können weiterhin in Papierform geführt und vorgelegt werden. Bis Ende 2026 dürfen auch noch Unterlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen sind, in Papier geführt werden oder ohne Signatur digitalisiert werden, wenn das Original jederzeit vorgelegt werden kann.

Prüfen Sie, ob Sie bereits gerüstet sind, die erforderlichen Unterlagen digital bereitzuhalten. Falls nicht, sollten Sie schnell handeln. Sie können sich bis Ende 2026 von der Verpflichtung zur elektronischen Führung der begleitenden Entgeltunterlagen befreien lassen. Der Antrag kann formfrei erfolgen und sollte rechtzeitig vor der nächsten Betriebsprüfung gestellt werden. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen dann sämtliche (neuen) Entgeltunterlagen in elektronischer Form geführt und die Entgeltunterlagen mit Schriftformerfordernis mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.