Wer dienstlich unterwegs ist, kann grundsätzlich seine Fahrtkosten als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten berücksichtigen. Die detaillierten Regelungen zu Fahrtkosten bei Dienstreisen sind für den steuerlichen Laien allerdings nicht immer sofort zu verstehen. Daher fragte auch der Bundestagsabgeordnete Stefan Rouenhoff lieber noch einmal bei der Bundesregierung nach, wie das denn jetzt genau sei, mit den Fahrrädern und den Dienstreisen. Die Regelungen für Dienstreisen mit einem privaten Fahrrad des Arbeitnehmers lassen sich wie folgt kurz zusammen.

Arbeitnehmer, die eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ausüben und dabei ein Beförderungsmittel benutzen, dürfen die tatsächlich entstehenden Aufwendungen als Werbungskosten ansetzen. Alternativ kann der Arbeitgeber die Aufwendungen in dieser Höhe steuerfrei erstatten.

Benutzt der Arbeitnehmer dafür ein eigenes Fahrzeug, z. B. ein Fahrrad, ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs anzusetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Dabei kann der auf Grundlage eines Zeitraums von zwölf Monaten errechnete Kilometersatz so lange für jeden beruflich gefahrenen Kilometer angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

Aus Vereinfachungsgründen hat der Gesetzgeber zwar vorgesehen, dass anstelle der tatsächlichen Aufwendungen die Fahrtkosten für eine berufliche Auswärtstätigkeit/Dienstreise auch in Höhe der pauschalen Kilometersätze angesetzt werden können, die im Bundesreisekostengesetz (BRKG) für das jeweils benutzte Beförderungsmittel vorgesehen sind. Die Pauschalen betragen

• für die Benutzung eines Kraftwagens, z. B. PKW, 0,30 Euro und
• für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 Euro für jeden gefahrenen Kilometer.

Weitere pauschale Kilometersätze enthält das Bundesreisekostengesetz jedoch nicht. Andere pauschale Erstattungsbeträge können somit nicht berücksichtigt werden.

Für Dienstfahrten mit einem privaten Fahrrad bedeutet dies: Arbeitnehmer können ausschließlich die tatsächlich entstandenen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen oder auch in dieser Höhe steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet bekommen. Eine Berücksichtigung von pauschalen Erstattungsbeträgen ist nicht möglich.

Hinweis: Für E-Bikes, die verkehrsrechtlich nicht als Fahrrad, sondern als Kraftfahrzeug gelten, können pauschale Kilometersätze in Höhe von 20 Cent pro Kilometer als Werbungskosten berücksichtigt oder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Gleiches gilt für E-Roller.